En sag fra Møllekøbing

Sådan ser det ud, når Papirmøllen har været over en sag. Herunder først dagsordenspunktet, som byrådsmedlemmet modtager det – dernæst uddrag af synsrapporten, fund for fund, og til sidst hvad analysen gravede frem.

Møllekøbing Kommune findes ikke. Sagen er opdigtet til lejligheden, og enhver lighed med virkelige svømmehaller er utilsigtet. Men fejltyperne er ægte nok – det er dem, Papirmøllen leder efter i virkelige sager.

Sagen, som byrådet modtager den

MØLLEKØBING KOMMUNE · BYRÅDET · MØDE 28. OKTOBER · PUNKT 7 · ÅBENT

Punkt 7: Anlægsbevilling til renovering af Møllekøbing Svømmehal

Indstilling: Forvaltningen indstiller, at der meddeles anlægsbevilling på 23,4 mio. kr. til gennemgribende renovering af Møllekøbing Svømmehal, og at hallen lukkes i udførelsesperioden på ca. 9 måneder.

Sagsfremstilling: Svømmehallen fra 1978 står over for nødvendig renovering af bassinkonstruktion, ventilation og omklædning. Tilstandsrapporten (bilag 2) bekræfter, at renoveringen kan gennemføres inden for sædvanlige risici. Renoveringen gennemføres med Møllekøbing Svømmehal A/S som bygherre. Som totalrådgiver er valgt Møllekøbing Byggerådgivning ApS, der også har udarbejdet tilstandsrapporten. Byggearbejderne er prissat på grundlag af underhåndsbud fra to lokale entreprenører. Projektets risici er gennemgået i totalrådgiverens granskningsnotat (bilag 3). Renoveringen omfatter samtidig en energioptimering, der forventes at dække en væsentlig del af udgiften over tid. Udgifterne fordeler sig således:

Post	Beløb
Byggearbejder	14.240.000 kr.
Tekniske installationer	6.870.000 kr.
Rådgivning, byggeplads og uforudset	3.090.000 kr.

Bilag: Bilag 1 – Byrådets beslutning af 14. marts 2024 om renovering af svømmehallen · Bilag 2 – Tilstandsrapport, Møllekøbing Svømmehal

UDDRAG AF BILAG 2 · TILSTANDSRAPPORT · SIDE 14 (nederst)

"Armeringens tilstand i bassinkonstruktionens bund kan ikke fastlægges endeligt uden destruktive prøver. Det kan ikke udelukkes, at skadesomfanget er væsentligt større end forudsat, med deraf følgende fordyrelse."

De markerede steder er sagens svagheder – dem vender vi tilbage til. Et byrådsmedlem med 400 siders mødemateriale har sjældent tid til at finde dem selv – slet ikke den nederst på side 14.

Det fandt Papirmøllen

SAMLET VURDERING · GODKENDT MED BEMÆRKNINGER
Sagen kan behandles, men rapporten peger på otte forhold, der bør afklares, før der stemmes.

1 · Tabellen giver 24,2 mio. – indstillingen siger 23,4

Tabellens tre poster giver tilsammen 24.200.000 kr., mens indstillingen lyder på 23,4 mio. kr. – en forskel på 0,8 mio. kr. Der kan ligge en forklaring bag, som materialet ikke viser, fx en post, der finansieres andetsteds. Det fremlægges som en konstateret uoverensstemmelse, ikke som en fejl.

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Hvad dækker forskellen på 0,8 mio. kr. mellem tabellens sum (24,2 mio. kr.) og den indstillede bevilling (23,4 mio. kr.)?

Anker: dagsordenen, punkt 7, indstilling og tabel

Det viser: Papirmøllen regner alle tal efter – og påstår aldrig mere, end materialet kan bære

2 · Byrådet satte selv en ramme på 20 mio. – den nævnes ikke

Bilag 1 er byrådets egen beslutning af 14. marts 2024, hvor der blev fastsat en økonomisk ramme på 20,0 mio. kr. for renoveringen. Den nye indstilling søger 23,4 mio. kr. uden at omtale rammen – eller at den dermed overskrides med mindst 3,4 mio. kr.

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Indebærer indstillingen en forhøjelse af rammen fra marts 2024 – og hvor er den forhøjelse i så fald begrundet?

Anker: bilag 1, s. 2 · dagsordenen, punkt 7

Det viser: Papirmøllen holder sagen op mod det, byrådet tidligere har besluttet

3 · Advarslen på side 14, som ikke nåede sagsfremstillingen

Sagsfremstillingen skriver, at tilstandsrapporten "bekræfter, at renoveringen kan gennemføres inden for sædvanlige risici". Men nederst på rapportens side 14 står det modsatte forbehold: skadesomfanget i bassinbunden kan ikke fastlægges uden destruktive prøver og kan være "væsentligt større end forudsat, med deraf følgende fordyrelse". Advarslen er ikke gengivet i sagsfremstillingen.

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Hvorfor er forbeholdet fra bilag 2, side 14, ikke omtalt i sagsfremstillingen – og hvad er den økonomiske konsekvens, hvis de destruktive prøver viser større skader?

Anker: bilag 2, s. 14 · dagsordenen, punkt 7, sagsfremstilling

Det viser: Papirmøllen læser hele materialet – også side 14 – og holder resuméet op mod bilagene

4 · Bevillingen, der skiftede hænder

I bilag 1 blev rammen i 2024 givet med Den selvejende institution Møllekøbing Svømmehal som bygherre. I den nye sag hedder bygherren Møllekøbing Svømmehal A/S – et andet selskabsnavn og dermed muligvis en anden juridisk enhed med et andet CVR-nummer. Skiftet er ikke omtalt med ét ord, og der er ikke henvist til en beslutning om det.

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Er Møllekøbing Svømmehal A/S samme juridiske enhed som den selvejende institution fra 2024-beslutningen – og hvor er omdannelsen i givet fald besluttet?

Anker: bilag 1, s. 1 · dagsordenen, punkt 7, sagsfremstilling

Det viser: Papirmøllen følger modpartens navn og nummer gennem hele beslutningskæden

5 · Dokumentationen stammer fra den, der får opgaven

Behovet for renoveringen er dokumenteret i tilstandsrapporten – som er udarbejdet af Møllekøbing Byggerådgivning ApS, det samme firma, der i sagen indstilles som totalrådgiver på opgaven (posten "Rådgivning" på 3,09 mio. kr.). Papirmøllen fastslår ikke, at nogen er inhabil – den konstaterer dobbeltrollen: den part, der påviser behovet, får opgaven med at løse det.

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Hvordan er habiliteten vurderet ved valget af totalrådgiver – og bør behovsvurderingen efterprøves af en uvildig rådgiver, inden bevillingen frigives?

Anker: dagsordenen, punkt 7, sagsfremstilling · bilag 2, forside

Det viser: Papirmøllen konstaterer dobbeltroller og habilitetsspørgsmål neutralt – uden at dømme nogen

6 · Der henvises til et bilag, som ikke er fremlagt

Sagsfremstillingen henviser til totalrådgiverens granskningsnotat som bilag 3 – men kun bilag 1 og 2 er vedlagt. Netop granskningsnotatet er stedet, hvor projektets risici skulle være beskrevet. Papirmøllen har først undersøgt, om notatet gemmer sig i materialet under et andet filnavn; det gør det ikke.

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Kan granskningsnotatet (bilag 3) eftersendes, inden der træffes beslutning?

Anker: dagsordenen, punkt 7, sagsfremstilling og bilagsliste

Det viser: Papirmøllen krydstjekker hver bilagshenvisning mod det, der faktisk er lagt frem

7 · En bærende forudsætning står uden tal

Energioptimeringen "forventes at dække en væsentlig del af udgiften over tid" – men der er hverken sat beløb, årstal eller beregning på. En forudsætning uden tal kan ikke efterprøves, hverken nu eller når regnskabet gøres op.

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Hvor stor en årlig besparelse regner forvaltningen med, og hvornår ventes den at have dækket merudgiften?

Anker: dagsordenen, punkt 7, sagsfremstilling

Det viser: Papirmøllen finder de ukonkrete forudsætninger, beslutningen hviler på

8 · Det, der ikke står i sagen

To forhold er slet ikke omtalt: driftsøkonomien efter genåbning (ændrede energi- og personaleudgifter) og konsekvensen af ni måneders lukning for skolesvømning og foreninger – herunder om der er udgifter til erstatningstilbud. Fravær er ikke i sig selv en fejl, men byrådet bør vide, at svarene ikke findes i materialet.

Fraværskataloget: forhold, som sager af denne type normalt indeholder

Det viser: Papirmøllen leder også efter det, der mangler – ikke kun det, der står der

FRA GRUNDLAG OG FORBEHOLD: Ikke læst / ikke fremlagt: totalrådgiverens granskningsnotat (bilag 3). Alle fund skal efterprøves mod originalmaterialet, før de bruges. Rapporten påstår intet – den henleder opmærksomheden på forhold, der kan efterprøves. Kan du fremskaffe de nævnte dokumenter, så læg dem ved sammen med det øvrige materiale og kør et nyt syn – rapporten bliver skarpere for hvert bilag, der kommer med.

Og så gravede analysen

Oven på synet kan Papirmøllen køre en analyse: den efterprøver fundene og slår de relevante regler op – med ordret lovtekst og ministeriernes egne vejledninger. Her fangede den det niende forhold:

FRA ANALYSEN · LOVOPSLAG 9 · Underhåndsbud ved et byggearbejde til 14,2 mio.

Sagen oplyser, at byggearbejderne er prissat på grundlag af underhåndsbud fra to lokale entreprenører. Analysen slog reglerne op:

Tilbudslovens § 12, stk. 3 (opslag på retsinformation.dk): Offentlige udbydere kan ikke anvende underhåndsbud ved bygge- og anlægsarbejder med en værdi over 3 mio. kr. ekskl. moms – derover kræves licitation.

Byggearbejderne i sagen er på 14,2 mio. kr., og materialet viser ingen licitation. Papirmøllen fastslår ikke, at loven er overtrådt – der kan foreligge forhold, som materialet ikke viser. Den fremlægger reglen og spørger:

SPØRGSMÅL TIL MØDET: Hvordan er byggearbejderne på 14,2 mio. kr. konkurrenceudsat i overensstemmelse med tilbudslovens § 12, stk. 3 – og hvor findes dokumentationen for udbuddet?

Anker: dagsordenen, punkt 7, sagsfremstilling · eksternt opslag: tilbudsloven, retsinformation.dk (med link og dato i rapportens KILDER)

Det viser: Papirmøllens analyse giver medlemmet loven i hånden – ordret og med kilde – og kårer aldrig selv en vinder

Prøv den på jeres egen sag Sådan virker Papirmøllen